동반성장

서한오토 USA, NTN USA는 임직원, 고객, 협력사 등 모든 이해관계자와의 관계에서 지속가능한 협력을 통해

공정한 거래의 원칙을 지향합니다. 또한 협력사와의 단순한 비즈니스 관계에서 벗어나,

문화와 비전을 공유하며 협력사와 함께 성장하는 비즈니스 생태계를 만들어 가고 있습니다.

Ⅳ. 하도급 서면 발급 및 보존

01 목적

이 실천사항은 당사(이하 “갑”이라 함)와 당사의 협력사(이하 “을”이라 함)간 하도급 계약 체결 및 거래시 서면의 발급 및 보존과 관련하여 갑이 준수하거나 노력해야 할 사항을 구체적으로 제시함으로써 선진적인 서면 발급 관행을 촉진하고 공정한 하도급 거래질서를 구축하는데 그 목적이 있다.

02 실천사항의 구성

1) 하도급 거래시 서면발급사항
2) 발급한 서면의 보존사항

03 하도급 거래 시 서면발급사항

1) 하도급 계약서

갑은 제조 등을 을에게 위탁하는 경우 위탁 목적물 등의 내용,수량,단가 등 계약의 주요 내용을 을과 합의하여 정한 후 서면으로 하도급 계약서를 발급한다.
갑은 당초 계약내용이 설계변경 등으로 변경될 경우에는 특단의 사정이 없는 한 추가, 변경 서면을 작성, 발급한다.

① 서면기재사항

• 위탁일, 위탁 목적물 등의 내용, 수량 및 단가, 목적물 등을 납품, 인도 또는 제공하는 시기 및 장소, 목적물 등의 검사 방법 및 시기, 하도급 대금과 지급 방법, 지급 기일
• 원사업자가 수급사업자에게 목적물 등의 제조 등에 소요되는 원재료 등을 제공하는 경우 그 원재료 등의 품명, 수량, 제공일, 대가의 지급 방법과 지급 기일
• 목적물 등의 제조 등을 위탁한 이후 원재료 등의 가격변동 등에 따른 하도급 대금 조정의 요건, 방법 및 절차 등

② 서면발급시점

• 갑과 을은 계약의 주요 내용을 합의하여 정한 후 지체없이 서면 계약서를 발급한다.
• 갑에게 지체없이 서면계약서를 교부하기 어려운 사정이 있다 하더라도 특별한 사유가 없는 한 최소 을이 물품납품 등을 위한 작업을 시작하기전까지 서면으로 계약서를 작성한다.

③ 서면발급방법

• 갑은 회사 또는 대표자가 서명 또는 기명날인한 계약서를 발급한다.
• 계약서에 하도급거래 당사자의 서명 또는 기명날인이 없는 경우에는 서면미발급에 해당한다.
• 납품이 빈번한 경우 기본계약서를 먼저 체결하고 각각의 납품에 대해서 갑이 교부한 발주서(전산발주서 포함)를 개별계약서로 갈음한다.

④ 예외

• 갑이 위탁시점에 확정하기 곤란한 사항에 대하여는 정당한 사유가 있는 경우에 한해 해당사항을 적지 아니한 서면을 발급할 수 있다.
• 다만, 이 경우에도 해당 사항이 정해지지 아니한 이유와 그 사항을 정하게 되는 예정기일을 명시하고, 해당 사항이 확정되는 때에는 지체 없이 그 사항을 기재한 서면을 발급하여야 한다.
• 하도급 거래 현실상 빈번한 거래가 있는 경우로서 업종특성이나 현실에 비추어 계약 성립과 유지에 큰 문제가 없는 경우, 서면기재사항 및 서면발급시점과 달리 서면발급 의무를 행할 수 있다.• 다만, 이 경우는 다음과 같은 상황을 의미한다.
→ 기본계약서를 교부하고 모사전송(FAX) 등 기타 전기, 전자적인 행태 등에 의해 발주한 것으로 발주 내용이 객관적으로 명백한 경우
→ 계약서에 법정 기재사항 일부가 누락되어 있으나, 건별 발주 시 제공한 물량표, 작업지시서 등으로 누락 사항 파악이 가능한 경우
→ 기본계약서를 송부하고 수출용 물품을 제조하면서 수급사업자가 원사업자에게 제출한 물품매도확약서(offer sheets)를 개별계약서로 갈음할 수 있는 경우

2) 하도급계약의 추정

① 갑이 계약시 하도급법 3조 2항의 사항을 적은 하도급 계약서를 발급하지 않는 경우(제3항에 따라 일부 사항을 적지 아니한 서면을 발급한 경우도 포함) 수급사업자는 위탁 받은 작업 내용, 하도급대금, 위탁 받은 일시, 갑과 을의 사업자 명과 주소, 기타 원사업자가 위탁한 내용 등을 기재한 서면을 통지하여 확인을 요청할 수 있다. 이 경우, 을은 「하도급거래공정화지침」 의 “위탁내용 확인 요청서”를 표준양식으로 사용한다.
② 갑은 을로부터 상기 위탁내용 확인 요청서면을 통지받은 후 15일 이내에 그 내용에 대한 인정 또는 부인(否認)의 의사를 을에게 서면으로 회신한다. 이 경우, 갑은 “위탁내용 확인 요청에 대한 회신 서면 표준양식”을 사용하되, 이와 유사한 양식을 사용할 수 있다.
③ 만약 갑이 15일 이내에 회신을 발송하지 아니한 경우에는 천재나 그 밖의 사변으로 회신이 불가능한 경우를 제외하고는 을이 통지한 내용대로 위탁이 있었던 것으로 추정한다.
④ 상기 위탁내용 확인요청 서면 통지와 위탁내용 확인요청에 대한 서면 회신은 갑과 을의 주소로 하되, 내용증명 우편이나 그 밖에 통지와 회신의 내용 및 수신여부를 객관적으로 확인할 수 있는 방법(전자우편은 제외)으로 한다.

3) 하도급 대금 감액 서면

갑이 을에게 제조 등의 위탁시 정한 하도급대금을 그대로 지급하지 아니하고 그 금액에서 감하여 지급하고자 할 경우 감액 서면을 을에게 발급한다. 납품이 빈번하여 기본계약서를 먼저 체결하고 각각의 납품에 대해서 갑이 교부한 발주서(전자발주서 포함)를 개별계약서로 갈음하는 경우 해당 발주내용이 을에게 통지되는 시점을 위탁시로 본다.

① 서면기재사항
감액 사유와 기준, 감액 대상이 되는 목적물 등의 물량, 감액 금액, 공제 등 감액 방법, 기타 감액의 정당성 입증 사항 등
② 서면발급시점
갑이 감액 하고자 할 때에는 감액을 하기 전에 미리 을에게 감액 서면을 발급한다.

③ 서면발급방식

• 갑은 회사 또는 대표자가 서명 또는 기명날인한 서면을 발급한다.
• 해당서면에 하도급거래 당사자의 서명 또는 기명날인이 없는 경우에는 서면미발급에 해당한다.
• 전자메일, 웹포탈 등 전자적인 기록의 제공으로 서면을 발급할 수 있다.

④ 예외
갑이 위탁시점에 확정하기 곤란한 상황에 대하여는 정당한 사유가 있는 경우에 한해 해당 사항을 적지 아니한 서면을 발급할 수 있다. 다만, 이 경우에도 해당 사항이 정해지지 아니한 이유와 그 사항을 정하게 되는 예정기일을 명시하고, 해당 사항이 확정되는 때에는 지체 없이 그 사항을 기재한 서면을 발급하여야 한다.

4) 기술자료 제공요구 서면

갑은 정당한 사유가 존재하여 을에게 기술자료 제공을 요구하는 경우에 요구 서면을 을에게 발급한다.

① 서면기재사항
당해 기술자료의 명칭 및 범위, 요구 목적, 비밀유지에 관한 사항*, 권리귀속관계*, 기술자료의 대가, 요구일, 인도일, 인도방법, 사용기간, 반환(폐기)일, 반환(폐기)방법, 기타 갑의 기술자료 제공 요구가 정당함을 입증할 수 있는 사항 등

• 비밀유지에 관한 사항 : 기술자료 중 어느 부분을 비밀로 유지할 것인지에 대해 적시하고 상호간 체결한 비밀유지각서 등이 있을 경우 이를 첨부
• 권리귀속관계 : 갑이 요구하는 기술자료의 현재 권리 귀속자, 상호간 기술이전계약을 체결 하였는지 여부, 요구하는 기술이 공동개발한 기술인지 여부, 기술자료가 제공된 후 권리 귀속관계에 대한 상호 합의사항 등

② 서면발급시점
갑이 기술자료 제공을 요구하는 경우 원칙적으로 당해 기술자료의 명칭 및 범위, 요구목적, 요구일, 인도일, 인도방법, 비밀유지에 관한 사항, 권리귀속관계, 기술자료의 대가 등을 을과 미리 협의하여 정한 후 지체없이 을에게 서면을 발급하여야 한다.

③ 서면발급방식

• 갑은 회사 또는 대표자가 서명(전자서명법 제2조 제3호에 따른 공인전자서명을 포함한다.) 또는 기명날인한 기술자료 요구서면을 발급한다.
• 갑이 을에게 기술자료를 서면으로 요구하는 경우, 가급적「기술자료 제공, 유용행위 심사지침」 (공정거래위원회 예규 제115호의 기술자료 요구 표준 서면양식(서식1)을 사용한다.
• 갑은 상기 표준 서식 이외에 특약서 등 별도의 계약 서면에 의해 기술자료 제공을 할 수 있다. 다만, 별도 계약 서면에는 상기 2, 나. 의 기재사항이 반드시 포함되어야 한다.
• 전자메일, 웹포탈 등 전자적인 기록의 제공으로 서면을 발급할 수 있다.

④ 예외

• 업종 특성이나 거래 현실에 비추어 빈번한 기술자료 요구가 불가피한 경우에는 당사의 서명 또는 기명날인된 서면에 기술자료 명칭 및 범위, 요구 목적, 비밀유지 사항, 권리 귀속 관계, 대가 등 기본적인 사항을 기재한 후 개별 요구서를 이용하여 요구일, 인도일, 인도방법 등 추가사항을 정할 수 있다.

5) 목적물 등의 수령증명서 발급

① 서면기재사항

갑은 을의 책임으로 돌릴 사유가 있는 경우를 제외하고는 을이 목적물 등을 납품, 인도 또는 제공하는 때에는 을에게 당해 목적물 등에 대한 수령증명서를 발급한다.

② 서면발급시점

갑은 당해 목적물 등에 대한 검사전이라도 즉시 을에게 수령증명서를 발급한다.

③ 서면발급방식

3)-3)-③항을 준용한다.

6) 목적물 등의 검사결과서 발급

① 갑은 수급사업자로부터 목적물 등을 수령한 후 목적물 등의 완성 및 대금지급 의무의 범위를 확정하기 위하여 필요한 검사를 진행한 후 그 결과를 을에게 서면으로 통지한다.

② 갑은 원칙적으로 수급사업자로부터 목적물 등을 수령한 날부터 10일 이내에 검사결과 서면을 발급한다.
※ 여기서 목적물 등을 수령한 날이란 제조 위탁의 경우, 기성부분의 통지를 받은 날을 포함한다.

③ 다만, 갑은 다음 각 호와 같이 정당한 사유가 있는 경우에는 10일을 초과하여 검사결과를 통지할 수 있다.

• 검사 대상물품이 과다하여 10일 이내에 검사가 곤란한 경우
• 검사에 소요되는 기간이 길어 상당한 기간이 경과한 후에야 비로소 합격 여부에 관한 판정이 가능한 경우
• 원사업자와 수급사업자간에 검사기간 연장에 대해 명백한 합의가 이루어진경우 등

④ 갑이 정당한 이유없이 목적물 등을 수령한 날로부터 10일 이내에 검사결과를 을에게 서면으로 발급하지 않은 경우 검사에 합격한 것으로 본다.

⑤ 서면발급 방식

3)-3)-③항을 준용한다.

7) 설계변경 등에 따른 계약금액 변경 내역서 발급

① 제조 등의 위탁을 한 후에 설계변경 또는 물가변동 등 경제상황의 변동 등을 이유로 계약 금액이 증액 또는 감액되는 경우에 갑은 발주자로부터 증액 또는 감액받은 사유와 내용을 해당 을에게 통지하여야 한다.

② 갑은 상기 통지 서면을 발주자로부터 계약금액을 증액 또는 감액받은 날로부터 15일 이내에 을에게 발급한다.

③ 서면발급 방식

3)-3)-③항을 준용한다.

04 발급한 서면의 보존

1) 갑과 을은 모두 다음 각호의 서면을 보존한다.

① 기본계약서(추가, 변경계약서 포함)
② 하도급계약 확인서면
③ 감액서면
④ 기술자료 제공 요구서
⑤ 목적물 등 수령증명서
⑥ 검사결과 통지서
⑦ 계약변경 내역 통지서
⑧ 목적물 등의 검사결과, 검사 종료일 등이 기재된 서류
⑨ 하도급대금 지급일, 지급금액 및 수단이 기재된 서류
⑩ 선급금, 어음할인료, 지연이자, 관세환급액 지급일과 지급금액 기재된 서류
⑪ 유상사급 품목 내용과 공제일, 공제금액 및 사유를 기재한 서류
⑫ 하도급대금 조정시(설계변경, 원자재단가 등) 조정금액 및 사유를 기재한 서류
⑬ 협력사 단가조정 신청내용 및 협의내용, 조정금액 및 조정사유 기재한 서류
⑭ 입찰명세서, 낙찰자결정품의서, 견적서, 현장설명서, 설계설명서, 가격결정합의서

2) 보존해야 하는 서면은 당해 서면이 발급, 품의, 기타 용도에 따라 사용된 시점의 원본 상태로 보존되어야 한다. 컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치에 의해 전자적인 형태로 작성, 송수신 또는 저장되는 것도 동일하다.

3) 갑과 을은 을이 갑에게 위탁받은 목적물을 납품 또는 인도한날로부터 3년간(④는 7년간) 상기 서류를 보존하여야 한다. 단, 하도급계약이 중도해지되거나 거래가 중지된 경우, 해지 또는 중지된날로부터 기산한다.